Executive Office Insights

210: Konflikte gehören zum Berufsalltag – doch wann wird daraus Mobbing?
In dieser Podcastfolge sprechen wir offen über Konflikte, Mobbing und schwierige Dynamiken im Assistenzbereich. Gemeinsam beleuchten wir, woran sich systematisches Mobbing erkennen lässt, welche Warnsignale Führungskräfte und HR ernst nehmen sollten und warum klare Rollen, transparente Kommunikation und aktives Zuhören entscheidend für eine gesunde Zusammenarbeit sind.
Anhand realer Erfahrungen aus Recruiting, Mediation und Konfliktbegleitung geht es um typische Warnsignale, Prävention, die Verantwortung von Unternehmen und konkrete Handlungsmöglichkeiten für Betroffene. Eine Folge für Executive Assistants, Management Assistants, Führungskräfte und HR-Verantwortliche, die Konflikte frühzeitig erkennen und professionell lösen möchten.
Welche Erfahrung hast du mit Konflikten oder Mobbing im Berufsalltag gemacht? Schreib deine Gedanken und Erfahrungen gerne in die Kommentare.
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Verena Schiffer ist Personalberaterin mit einem klaren Fokus auf anspruchsvolle Assistenzpositionen im Top-Management. Aufgewachsen in einer Hoteliersfamilie, wurde sie früh von Serviceorientierung, Verbindlichkeit und einem hohen Qualitätsanspruch geprägt.
Ihr beruflicher Weg führte sie zunächst über Stationen im Tourismus und Personalwesen in internationale Unternehmenskontexte und schließlich in die Assistenzfunktion. Über 14 Jahre arbeitete sie als Management Assistant in Beratungen und Konzernen und kennt die Anforderungen, Dynamiken und Realität dieser Rolle aus eigener Erfahrung.
2004 gründete sie ihre eigene Personalberatung. Seit mehr als 20 Jahren begleitet sie Unternehmen und Assistenzen in diesem spezialisierten Markt und hat über 350 Assistenzpositionen im Top-Management besetzt.
Was sie bis heute an ihrer Arbeit begeistert, sind die Menschen und die Wirkung, die entsteht, wenn fachliche und menschliche Passung zusammenkommen. Zu sehen, welche Entwicklung und welcher Erfolg daraus entstehen können, ist für sie bis heute der Kern ihrer Arbeit.
LINKS:
https://www.linkedin.com/in/verenaschiffer/
https://www.verenaschiffer.de/
https://www.verenaschiffer.de/assistenzen/newsletter-anmeldung/
https://www.verenaschiffer.de/kontakt/
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Sabine Kupfer ist Mediatorin, Konfliktcoach und Konflikttrainerin mit einem besonderen Fokus auf Assistenzen, Führungskräfte und die Zusammenarbeit in Organisationen.
Mehr als 25 Jahre arbeitete sie selbst als Management- und Executive Assistant, davon 21 Jahre in einem internationalen Konzern. Sie kennt die Anforderungen, Spannungsfelder und Dynamiken der Assistenzrolle daher nicht nur aus der Beratung, sondern aus eigener langjähriger Erfahrung.
2018 absolvierte sie ihre Mediationsausbildung an der Universität Stuttgart und machte sich zunächst nebenberuflich, später vollständig selbstständig. Heute begleitet sie als „Die KonfliktPiratin" Menschen, Teams und Organisationen dabei, Konflikte frühzeitig zu erkennen, schwierige Gespräche zu führen und wieder miteinander statt übereinander zu reden.
Ein tragender Pfeiler ihrer Arbeit ist die Mediationsausbildung für Assistenzen und administrative Fachkräfte. Darin verbindet Sabine Kupfer fundierte Mediationskompetenz mit ihrer langjährigen Erfahrung aus der Assistenz und vermittelt, wie Konflikte besser verstanden, Gespräche professionell vorbereitet und Klärungsprozesse souverän begleitet werden können.
Dabei ist ihr besonders wichtig, Assistenzen nicht noch mehr Verantwortung aufzubürden. Vielmehr möchte sie sie darin stärken, ihre Schlüsselposition bewusst auszufüllen, ihre Rolle klar einzuordnen und in anspruchsvollen Situationen handlungsfähig zu bleiben.
Was sie an ihrer Arbeit begeistert, ist der Moment, in dem Menschen wieder miteinander ins Gespräch kommen, neue Perspektiven entstehen und aus festgefahrenen Situationen echte Bewegung wird.

LINKS:
Website: https://www.sabine-kupfer.de/
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/sabine-kupfer-konfliktpiratin/ 
Mediationsausbildung: https://mediatorenausbildung-assistenz.de/
Infobroschüre zur Ausbildung: https://mediatorenausbildung-assistenz.de/ausbildungsbroschure  
Newsletter: https://seu2.cleverreach.com/f/284310-332003/ 

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LINKS zum Podcast:
- Diana Brandl on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/diana-brandl/
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209: Diana läutet den Sommer ein und macht auf neue Weiterbildungsformate aufmerksam.
Sollten euch die Themen interessieren, geht es hier entlang für mehr Infos:

On Demand Projektmanagement Kurs mit Christine Maurer
Trailer: https://www.youtube.com/watch?v=YPXUSk8EtR4
Anmeldung und weitere Infos: https://forms.gle/6B8B3cwcDC8LoAZL7
 
Speak Up Live Seminar mit Margit Lieverz am 11. Dezember in Frankfurt
Anmeldung und weitere Infos: https://forms.gle/bmUqMApjgef4p6Sx9
 
memox KI Roadshow 2026: https://www.memox.com/roadshow/
 
Wer den monatlichen Newsletter noch nicht kennt: https://the-socialista-projects.com/#newsletter
Und zum Schluss freuen wir uns über eine 5-Sterne-Bewertung des Podcasts. Danke für die Treue!

208: In this episode, I sit down with Rebecca Afful to explore how the Executive Assistant profession is evolving.
We discuss how Executive Assistants can take ownership of their careers, develop a powerful mindset, and build the skills needed to thrive in the future of work.
In this episode, you'll discover:
- How professional communities accelerate career growth
- Why mindset is the foundation of a successful Executive Assistant career
- How AI is reshaping the administrative profession
- How the Global Skills Matrix supports long-term career development
- The importance of networking, visibility, and lifelong learning
If you enjoy this one and past episodes, don't forget to subscribe and share with your network.
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Rebecca Afful is an accomplished Executive Assistant, Career Strategist, author, speaker, and professional development advocate. She is the Founder and President of the Network of Administrative Professionals of Ghana (NAPG), a growing community dedicated to empowering administrative professionals through learning, networking, mentorship, and career advancement.
With over a decade of experience supporting senior executives in multinational and international nonprofit environments, Rebecca has built a reputation for excellence in executive support, leadership support, stakeholder management, and professional development.
She is the author of Level Up Your Career: Simple Actionable Steps, Strategies and Tips for a Fulfilling Career and Cracking the LinkedIn Code: The 4Ps Framework to Transform Your Profile, Build Your Network & Unlock Opportunities. Through her writing, speaking, and coaching, she helps professionals gain career clarity, strengthen their personal brands, and position themselves for growth opportunities.
Rebecca is passionate about helping professionals develop fulfilling careers, increase their visibility, and prepare for the future of work.


AI TOOLS MENTIONED DURING THE PODCAST
- Genspark AI – Presentations and AI-assisted content creation: https://www.genspark.ai
- Lovable – Website building using AI prompts: https://lovable.dev
- Claude – Writing, research, and productivity assistant: https://claude.ai
- HeyGen – AI video creation and avatars: https://www.heygen.com



MORE LINKS:

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Guest Picks: Hall of Fame by The Script

207: What does it take to move beyond managing calendars and become a trusted business partner?
In this episode, we explore the future of the Executive Assistant profession and the mindset shift required to create strategic impact. Debbie shares powerful lessons on executive presence, communication, leadership, and why soft skills remain essential in the age of AI.
From building trust with leaders to using data to drive better decisions, this conversation offers practical insights for Executive Assistants, Administrative Professionals, and Chiefs of Staff who want to think beyond tasks and create real value. We also discuss how the role is evolving, why AI won't replace great assistants, and what it takes to become a true business partner.
Whether you're looking to strengthen your executive presence, future-proof your career, or elevate your role, you'll find plenty of inspiration and actionable ideas in this conversation.
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Debbie Gross knows that administrative excellence is about more that juggling schedules and managing tasks. An intuitive leader, she offers a fresh approach to teaching administrative professionals how to upgrade their soft skills and build confidence. Whether on stage or in the classroom, she has an innate ability to transform staff into leaders, drawing out their inner "Office Rockstar."
As the former Chief Executive Assistant to John Chambers, the past CEO of Cisco – a global corporation based in Silicon Valley – Debbie supported the company's growth from a multimillion-dollar business to a multibillion-dollar enterprise. Known as John's "right hand," she increased his productivity by 40 percent.
Debbie designed initiatives and programs that helped the global administrative community at Cisco grow and thrive. Now she is using her thirty years of experience to help the next generation of administrative professionals' transition from overwhelmed task managers to strategic business partners.
She has spoken globally and conducted interactive workshops and motivational talks at companies such as Cisco, Veritas, Facebook, FedEx, Comcast, and Intel. Debbie does not just share information – she inspires and incites greatness. Her distinctive teaching style blends creativity, fun, and new thought processes to help administrative professionals gain a greater satisfaction, recognition, and promotions.
For her passion and advocacy, the Admin Awards of Silicon Valley presented her with Colleen Barrett Award, the highest recognition given for administrative excellence.
Debbie genuinely cares about each one of her clients and her 'one-of-a-kind' approach to training transforms a good administrative professional or executive assistant into someone who is an amazing and true business partner!


LINKS:
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- Debbie Gross on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/clarama/
- Website from Debbie Gross: http://www.debbiegross.com
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Guest Picks
Feels like a rockstar - Kenny Chesney

206: Wird KI die Assistenz ersetzen, oder ihre Rolle sogar stärken?
In dieser Podcast-Folge sprechen wir über die praktische Nutzung von Microsoft Copilot, den Einsatz von KI im Arbeitsalltag und die Veränderungen, die aktuell in Unternehmen stattfinden. Warum haben manche Organisationen KI bereits fest in ihrer Arbeitsweise verankert, während andere noch ganz am Anfang stehen? Welche Aufgaben lassen sich heute schon automatisieren – und wo bleibt der Mensch unverzichtbar?
Außerdem geht es um typische Anwendungsfälle für Assistenzen, den Umgang mit Datenschutz, die Bedeutung von KI-Kompetenz sowie die Frage, wie sich die Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Assistenz durch Copilot und Agenten verändern wird.
Themen der Folge:
- Microsoft Copilot im Arbeitsalltag
- KI für Assistenz und Office Management
- Produktivität und Automatisierung
- Agenten und moderne Arbeitsprozesse
- Change Management und KI-Adoption
- Datenschutz und Governance
- Die Zukunft der Assistenzrolle
- Praktische Copilot-Use-Cases aus Unternehmen
Eine Folge für alle, die KI nicht nur verstehen, sondern sinnvoll im Berufsalltag einsetzen möchten.
 
Pascal Brunner-Nikolla ist Head of Modern Work bei Campana & Schott, Microsoft MVP in Copilot + Agents und LinkedIn Top Voice. Er zählt zu den führenden DACH-Stimmen rund um AI-Transformation und Microsoft.
Mit dem LinkedIn-Newsletter „Copilot Your Day" liefert Pascal jeden Montagmorgen fundierte Insights aus über 400 Copilot-Projekten und zeigt, was Unternehmen dabei beachten müssen. Der Claim: Vom Pilot Limbo zu Copilot Your Day – für echten Business Impact durch KI im Arbeitsalltag.
Zusätzlich bieten die deutschen LinkedIn-Learning-Kurse eine direkte Starthilfe.
 
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- Pascal Brunner-Nikolla auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/pascal-brunner1/
- Copilot Your Day Newsletter: https://www.linkedin.com/newsletters/copilot-your-day-7145698987835101184/
- Copilot Your Day Podcast: https://open.spotify.com/show/7nV1oNFOWVJmyqC4XfX7gl?si=316c6a1e2c6d43d3
- LinkedIn-Learning-Kurse: https://www.linkedin.com/learning/instructors/pascal-brunner-nikolla
- Ruben Hassid - How to AI: https://ruben.substack.com/
- CAS FH in Strategic Office Management: https://www.kalaidos-fh.ch/de-CH/Studiengaenge/CAS-Certificate-of-Advanced-Studies-Strategic-Office-Management
 
Danke an unseren Host: https://www.trafobaden.ch/
 
The Executive Office Insights Spotify Playlist: https://open.spotify.com/playlist/3QH8HL8oWIC0HzHWvb5KLd
Pascal fügte „Viva La Vida" von Coldplay hinzu.